Esta funcionalidade será disponibilizada em breve a todos os galpões logísticos. Aguarde comunicado oficial.
1. SISTEMA DE CONTROLE DE VAGAS DE ESTACIONAMENTO DE VISITANTES
1.1. ESTADO DE OCUPAÇÃO DAS VAGAS
1.2. PORTAL SITE MASTER
1.2.1 Habilitando o controle de vagas de visitantes
1.2.2 Configurando o controle de vagas de visitantes
1.2.2.1 Tipo de vagas para visitantes
1.2.2.2 Criar um tipo de vaga
1.2.2.3 Editar um tipo de vaga
1.2.2.4 Remover um tipo de vaga
1.2.2.5 Vagas de visitantes por empresa
1.2.2.6 Ajustando a quantidade de vagas de visitantes por empresa
1.2.3 Visualizando a tela com a lista de ocupantes das vagas
1.2.4 Liberando vagas pelo portal Site Master
1.2.5 Desabilitando o controle de vagas de visitantes
1.3. PORTAL CONCIERGE
1.4. PORTAL LOGÍSTICO – PERFIL EXPEDIÇÃO
1.5. PORTAL LOGÍSTICO – PERFIL CCO
1.6. KEYACCESS SERVER
1.7. WEB CHECK-IN E TOTEM DE AUTOATENDIMENTO.
1.8. KEYACCESS PASS
1.9 KeyAccess Server
2. ACOMPANHAMENTO DA OPERAÇÃO
1. SISTEMA DE CONTROLE DE VAGAS DE ESTACIONAMENTO DE VISITANTES
A funcionalidade de Controle de Vagas permite o gerenciamento eficaz das vagas de motoristas disponibilizadas em cada empresa do galpão logístico, atualizando automaticamente a ocupação com base em eventos de check-in de motorista. A configuração dos tipos de vagas é feita pela gestão do condomínio, bem como a quantidade disponível por empresa.
O sistema KeyAccess integra diversas ferramentas para gerenciar as operações:
• Portal Site Master;
• Portal Concierge;
• Portal Logístico;
• KeyAccess Server;
• KeyAccess Módulo Cloud;
• Web check-in;
• Totem;
• App KeyAccess Pass.
Importante: Este recurso é exclusivo para visitantes que realizarem o check-in na categoria Motorista.
1.1. Estado de ocupação das vagas
Os estados de ocupação das vagas são atualizados automaticamente com base nos seguintes eventos:
• Check-in do condutor;
• Desistência de entrada;
• Acesso aos bloqueios;
• Baixa de ocupação.
a) Check-in do condutor
Ao realizar o check-in, o condutor informa a placa do veículo. Se houver vaga disponível, é gerado um QR Code, e os indicadores no sistema mostram o total de vagas ocupadas e livres.
b) Desistência de entrada
Após o QR Code ser gerado, o condutor possui um prazo limitado para acessar o estacionamento. Caso ultrapasse esse tempo, o QR Code perde a validade e a vaga ficará disponível para outro condutor.
c) Acesso aos bloqueios
Quando o condutor passa pelos pontos de validação, a vaga é vinculada ao evento até sua liberação.
d) Baixa da ocupação
A baixa poderá ocorrer de três formas:
• Automaticamente, com a validação do Qr Code no validador do sentido de saída e a confirmação de passagem;
• Por programação de saída automática no servidor KeyAccess, configurado pela empresa técnica responsável pela implantação e manutenção do sistema local;
• Manualmente, pelo operador com acesso ao Portal Site Master, atribuído a um usuário da administração do empreendimento.
1.2. Portal Site Master
As configurações do controle de vagas são feitas pelo usuário com acesso ao portal Site Master, disponível no endereço https://sitemaster.visitantes.online
1.2.1 Habilitando o controle de vagas de visitantes
Importante: Antes de habilitar, configure os tipos de vagas, os tipos de veículos e quantidade de vagas que serão disponibilizadas a cada empresa. Caso contrário, poderá ter restrições futuras ao realizar remanejamentos após o início das operações. Para maiores informações, veja o item configurando o controle de vagas de visitantes.
Para habilitar o controle de vagas, acesse o portal Site Master, entre no menu do sistema e selecione a opção controle de vagas visitantes.
Em seguida, o sistema exibirá a tela com o comando tipo interruptor que permitirá habilitar o controle de vagas. Ao habilitar o comando receberá um destaque na cor verde. No canto superior direito da tela aparecerá a mensagem habilitado com sucesso.
1.2.2 Configurando o controle de vagas de visitantes
A tela de configuração do controle de vagas de visitantes é dividida em seções chamadas de tipo de vagas para visitantes e vagas de visitantes por empresa.
1.2.2.1 Tipo de vagas para visitantes
Esse setor possui dois atributos que determinam o nome do tipo da vaga e o tipo de veículo associado.
a) Nome do tipo da vaga
Na configuração inicial os tipos de vagas são identificados em pequena, média e grande.
Os tipos de vagas poderão ser adicionados, editados ou removidos.
b) Tipos de veículos associados
Os tipos de veículos são caminhão, caminhão baú, caminhão carreta, carro, moto, utilitário e van.
O sistema não permite a criação, edição ou remoção dos tipos de veículos.
1.2.2.2 Criar um tipo de vaga
Para criar um tipo de vaga, clique sobre o comando editar tipos de vagas.
Em seguida, aparecerá a tela com a relação de tipos de vagas e tipos de veículos associados.
Acione o comando adicionar mais um tipo de vaga. Então, aparecerá uma linha com campos para preenchimento das informações.
Dê um nome para o tipo de vaga. Pressione o botão esquerdo do mouse sobre o objeto tipo de veículo e arraste ao campo tipos de veículos associados. Durante o deslocamento o botão esquerdo do mouse deverá permanecer pressionado.
O campo "tipos de veículos associados" deve conter no mínimo um e no máximo sete objetos.
No exemplo a seguir, a palavra "Extra" foi atribuída ao campo "nome", enquanto o campo "tipos de veículos associados" recebeu o objeto "caminhão com carreta".
Por fim, clique no comando "Salvar" para registrar as informações na base de dados.
1.2.2.3 Editar um tipo de vaga
Para editar um tipo de vaga clique sobre o comando editar tipos de vagas.
Em seguida, será exibida a tela com a lista de tipos de vagas e os respectivos tipos de veículos associados.
Preencha os novos dados nos campos e acione o comando salvar para gravar as informações na base de dados.
1.2.2.4 Remover um tipo de vaga
Para remover um tipo de vaga clique sobre o comando editar tipos de vagas.
Em seguida, aparecerá a tela com a relação de tipos de vagas e tipos de veículos associados.
Clique no comando "Excluir" localizado no mesmo segmento do tipo de vaga que deseja remover. Um modal será exibido permitindo que você transfira o tipo de veículo para outro tipo de vaga.
Clique sobre o comando transferir e excluir.
Com isso, o modal será fechado. Clique em salvar para gravar as informações na base de dados.
1.2.2.5 Vagas de visitantes por empresa
Esta seção exibe a lista de empresas, os tipos de vagas e a respectiva quantidade disponível.
1.2.2.6 Ajustando a quantidade de vagas de visitantes por empresa
Inicialmente, são disponibilizadas 1000 vagas para cada tipo. Porém, é responsabilidade do gestor ajustar esse número conforme a realidade do empreendimento.
Para ajustar a quantidade, clique no comando "editar" que aparece na mesma linha do nome da empresa. Um modal será aberto, permitindo a edição dos valores numéricos para cada tipo de vaga.
Digite os novos valores e clique em "salvar".
O resultado será:
1.2.3 Visualizando a tela com a lista de ocupantes das vagas
A lista de ocupantes das vagas pode ser acessada no dashboard do portal Site Master, clicando no ícone identificado pela letra E, localizado no canto inferior direito da tela.
Em seguida, será exibida uma janela com uma visão geral da ocupação das vagas no empreendimento.
Para ver a lista de ocupantes, selecione o nome da empresa residente no empreendimento no campo empresas, localizado no lado superior direito da janela.
Após aplicar o filtro, observe que os dados exibidos representarão somente o controle de vagas da empresa selecionada.
Na lateral direita, será exibido o comando "ver detalhes da ocupação", que permitirá expandir a lista de ocupantes.
Na parte inferior da tela, há uma seção com um gráfico estatístico que mostra a ocupação por tipo de vaga.
É possível aplicar filtros preenchendo o período de ocupação no gráfico.
O filtro de busca pode ser aplicado conforme o tipo de vaga, por meio da seleção no campo "tipo de ocupação".
Observe o resultado após ser aplicado o filtro com um tipo de vaga.
O gráfico poderá ser exportado para arquivo no formato xlsx clicando sobre o comando baixar planilha. As informações exportadas terão como base o filtro aplicado.
1.2.4 Liberando vagas pelo portal Site Master
A liberação de vagas deve ocorrer automaticamente por meio eletrônico. No entanto, em situações excepcionais, o usuário com permissão poderá desocupar a vaga utilizando o comando disponível na tela do portal Site Master.
Para isso, siga as instruções do item anterior até visualizar a lista de ocupantes. Em seguida, clique no comando "liberar vaga" correspondente à linha do nome do ocupante.
Imediatamente, o nome do ocupante será removido da lista e, em poucos segundos, os números da ocupação serão atualizados.
1.2.5 Desabilitando o controle de vagas de visitantes
Importante: Considerando que a gestão de ocupação de vagas será interrompida imediatamente, antes de desabilitar, analise as consequências que a medida acarretará.
Para desabilitar o controle de vagas, acesse o portal Site Master, entre no menu do sistema e selecione a opção controle de vagas visitantes.
Em seguida, o sistema exibirá a tela com o comando tipo interruptor que permitirá desabilitar o controle de vagas. Ao desabilitar o comando receberá um destaque na cor cinza.
1.3. Portal Concierge
O usuário com perfil de concierge atribuído encontrará anotações no Portal Concierge, que indicarão a evolução da ocupação de vagas no empreendimento.
a) Dashboard
No dashboard do portal, os modais exibirão os eventos relacionados à ocupação de vagas.
Nos eventos em que as pessoas realizaram check-in e tiveram suas vagas liberadas, será exibida uma anotação no modal com fundo verde, indicando "ocupando vaga". Para facilitar a identificação do estado de ocupação, a parte superior do modal receberá um destaque na cor verde.
Como as vagas são limitadas, as pessoas que realizarem check-in e estiverem na fila de espera terão uma anotação no modal com fundo azul, indicando "aguardando vaga". Nesse caso, a parte superior do modal será destacada na cor azul.
b) Ícone próximo ao rodapé da tela.
No canto inferior direito da tela, um ícone identificado pela letra E é exibido assim que o recurso de vagas é habilitado no portal Site Master. Ao clicar no ícone, você terá acesso à tela com a lista de ocupantes das vagas.
A janela aberta exibirá uma visão geral da ocupação de vagas do empreendimento.
É possível visualizar os números por empresa, selecionando seu nome no campo empresa, localizado no lado superior direito da janela.
As informações exibidas representarão apenas o controle voltado à empresa selecionada.
1.4. Portal Logístico – Perfil Expedição
O usuário com perfil de expedição atribuído encontrará anotações no Portal Logístico, que indicarão a evolução da ocupação das vagas destinadas à sua empresa dentro do empreendimento.
1) Dashboard
No dashboard do portal, os modais irão demonstrar os eventos de ocupação de vagas em três estados:
• Sem anotação de ocupação de vaga;
• Com indicação ocupando vaga;
• Com indicação aguardando vaga.
a) Sem anotação de ocupação de vaga
Nesta fase, os eventos são criados no portal, porém, como o condutor ainda não fez o check-in, nenhuma anotação sobre ocupação de vaga aparecerá no modal do evento.
b) Com indicação ocupando vaga
Neste momento, o condutor fez o check-in indicando uma placa de veículo e teve sua entrada autorizada.
Por ter uma vaga disponível, o Qr Code é gerado.
O modal do evento recebe uma anotação em fundo na cor verde com a descrição “ocupando vaga”. Para facilitar a visualização do estado de ocupação, a parte superior do modal receberá um destaque na cor verde.
c) Com indicação aguardando vaga
Neste instante, o condutor fez o check-in indicando uma placa de veículo e teve sua entrada autorizada.
Por ter não ter uma vaga, o Qr Code não é gerado.
Uma tela informando que o pátio da empresa está lotado será exibida ao condutor. Portanto, deverá aguardar a disponibilidade de vaga.
Na parte inferior da tela de check-in, o sistema informará qual é a posição do condutor na fila de espera.
Assim que uma vaga for liberada, o Qr Code será emitido imediatamente.
Voltando ao Portal Logístico, enquanto uma vaga não for liberada o modal do evento indicará uma anotação em fundo na cor azul com a descrição “aguardando vaga”. Para facilitar a visualização do estado de ocupação, a parte superior do modal receberá um destaque na cor azul.
2) Ícone próximo ao rodapé da tela
No lado inferior direito da tela um ícone identificado pela letra E é exibido a partir do momento em que o recurso de vagas é habilitado no portal Site Master. Ao acioná-lo, terá acesso à tela com a lista de ocupantes das vagas.
A janela aberta exibirá um panorama geral de ocupação de vagas da empresa.
Na lateral direita aparecerá o comando ver detalhes da ocupação que permitirá expandir a lista de ocupantes.
1.5. Portal Logístico – Perfil CCO
O usuário com perfil CCO atribuído, encontrará anotações do Portal Logístico que indicarão a evolução referente à ocupação de vagas no empreendimento.
1) Dashboard
No dashboard do portal, os modais irão demonstrar os eventos de ocupação de vagas em três estados:
• Sem anotação de ocupação de vaga;
• Com indicação ocupando vaga;
• Com indicação aguardando vaga.
a) Sem anotação de ocupação de vaga
Nesta fase, os eventos são criados no portal, porém, como o condutor ainda não fez o check-in, nenhuma anotação sobre ocupação de vaga aparecerá no modal do evento.
b) Com indicação ocupando vaga
Neste momento, o condutor fez o check-in indicando uma placa de veículo e teve sua entrada autorizada.
Por ter uma vaga disponível, o Qr Code é gerado.
O modal do evento recebe uma anotação em fundo na cor verde com a descrição “ocupando vaga”. Para facilitar a visualização do estado de ocupação, a parte superior do modal receberá um destaque na cor verde.
c) Com indicação aguardando vaga
Neste instante, o condutor fez o check-in indicando uma placa de veículo e teve sua entrada autorizada.
Por ter não ter uma vaga, o Qr Code não é gerado.
Uma tela informando que o pátio da empresa está lotado será exibido ao condutor. Portanto, deverá aguardar a disponibilidade de vaga.
Na parte inferior da tela de check-in, o sistema informará qual é a posição do condutor na fila de espera.
Assim que uma vaga for liberada, o Qr Code será emitido imediatamente.
Voltando ao Portal Logístico, enquanto uma vaga não for liberada o modal do evento indicará uma anotação em fundo na cor azul com a descrição “aguardando vaga”. Para facilitar a visualização do estado de ocupação, a parte superior do modal receberá um destaque na cor azul.
3) Ícone próximo ao rodapé da tela
No lado inferior direito da tela um ícone identificado pela letra E é exibido a partir do momento em que o recurso de vagas é habilitado no portal Site Master. Ao acioná-lo, terá acesso à tela com a lista de ocupantes das vagas.
A janela aberta exibirá um panorama geral de ocupação de vagas da empresa.
Na lateral direita aparecerá o comando ver detalhes da ocupação que permitirá expandir a lista de ocupantes.
Na parte inferior da tela, há um setor que contém um gráfico estatístico de ocupação por tipo de vagas.
Nele poderão ser aplicados filtros por meio de preenchimento do período de ocupação.
O filtro de busca poderá ser aplicado de acordo com o tipo de vaga, através de seleção no campo tipo de ocupação.
Observe o resultado ao ser aplicado o filtro com um tipo de vaga.
Com base no filtro aplicado, o gráfico poderá ser exportado para arquivo no formato xlsx clicando sobre o comando baixar planilha.
Atenção:
A planilha será alimentada com dados de acordo com o filtro aplicado na tela do portal.
1.6. KeyAccess Server
A precisão dos dados do sistema de controle de ocupação de vagas está condicionada ao funcionamento estável do servidor KeyAccess e o KeyAccess Módulo Cloud.
Para isso, a instalação e os recursos locais devem ter obedecido os requisitos essenciais descritos no manual de instalação técnica fornecida aos profissionais certificados.
Em termos de configuração do KeyAccess Server sugerimos apenas habilitar a rotina de saída, preenchendo o tempo de permanência em 24h. Essa tarefa deve ser realizada pela empresa de manutenção do sistema.
1.7. Web Check-in e totem de autoatendimento.
Tanto no Web Check-in quanto para o totem de autoatendimento, os fluxos dos processos de identificação, liberação e geração de QR Code fluirão basicamente semelhantes aos empreendimentos que não optaram pela ativação do sistema de controle de vagas.
A diferença consiste na adição de uma tela posta entre as fases de permissão de acesso da empresa e a geração do Qr Code. Caso o tipo de vagas estiver com a ocupação em 100%, o sistema exibirá uma tela ao condutor informando que o pátio da empresa está lotado. Portanto, deverá aguardar a disponibilidade de vaga.
Na parte inferior da tela de check-in, o sistema informará qual é a posição do condutor na fila de espera.
Recomendamos ao motorista as seguintes ações:
• Se o procedimento for realizado pelo Web Check-in, mantenha a página aberta no celular e acompanhe a evolução da liberação da vaga;
• Caso o processo for feito em um totem, assim que esgotar o tempo de contagem regressiva da tela, libere o equipamento para que outras pessoas possam usar e tente novamente em alguns minutos.
1.8. KeyAccess Pass
Quando o recurso de controle de vagas está habilitado no Portal Site Master do empreendimento, o usuário com perfil expedição atribuído, ao acionar o menu do KeyAccess Pass e selecionar eventos logísticos, encontrará anotações que indicarão a evolução referente à ocupação de vagas destinadas à sua empresa dentro do empreendimento.
1) Dashboard
No dashboard do app, os modais irão demonstrar os eventos de ocupação de vagas, condicionado a três estados:
• Sem anotação de ocupação de vaga;
• Com indicação ocupando vaga;
• Com indicação aguardando vaga.
d) Sem anotação de ocupação de vaga
Nesta fase, os eventos são criados no portal, porém, como o condutor ainda não fez o check-in, nenhuma anotação sobre ocupação de vaga aparecerá no modal do evento.
e) Com indicação ocupando vaga
Neste momento, o condutor fez o check-in indicando uma placa de veículo e teve sua entrada autorizada.
Por ter uma vaga disponível, o Qr Code é gerado.
O modal do evento recebe uma anotação em fundo na cor verde com a descrição “ocupando vaga”. Para facilitar a visualização do estado de ocupação, a parte superior do modal receberá um destaque na cor verde.
f) Com indicação aguardando vaga
Neste instante, o condutor fez o check-in indicando uma placa de veículo e teve sua entrada autorizada.
Por ter não ter uma vaga, o Qr Code não é gerado.
Uma tela informando que o pátio da empresa está lotado será exibido ao condutor. Portanto, deverá aguardar a disponibilidade de vaga.
Na parte inferior da tela de check-in, o sistema informará qual é a posição do condutor na fila de espera.
Assim que uma vaga for liberada, o Qr Code será emitido imediatamente.
Voltando ao app, enquanto uma vaga não for liberada o modal do evento indicará uma anotação em fundo na cor azul com a descrição “aguardando vaga”. Para facilitar a visualização do estado de ocupação, a parte superior do modal receberá um destaque na cor azul.
4) Ícone próximo ao rodapé da tela
No lado superior direito da tela um ícone identificado pela letra E é exibido a partir do momento em que o recurso de vagas é habilitado no portal Site Master. Ao acioná-lo, terá acesso à tela com a lista de ocupantes das vagas.
A janela aberta exibirá um panorama geral de ocupação de vagas da empresa.
Na lateral direita aparecerá o comando ver detalhes da ocupação que permitirá expandir a lista de ocupantes.
1.9 KeyAccess Server
A versão do sistema KeyAccess instalada no servidor deve ser 2.2.18 ou superior.
Os bloqueios que farão do controle de ocupação de vagas deverão receber um parâmetro indicativo.
Para vincular o parâmetro, acesse o sistema KeyAccess, entre no menu configurações e selecione a opção bloqueios.
Entre na tela de cadastro do bloqueio que deseja configurar a propriedade.
Salve o cadastro.
2. ACOMPANHAMENTO DA OPERAÇÃO
O usuário com perfil CCO atribuído, encontrará anotações do Portal Logístico que indicarão a evolução referente à ocupação de vagas no empreendimento.
No lado inferior direito da tela um ícone identificado pela letra E é exibido a partir do momento em que o recurso de vagas é habilitado no portal Site Master. Ao acioná-lo, terá acesso à tela com a lista de ocupantes das vagas.
- A janela aberta exibirá uma visão geral da ocupação das vagas no empreendimento.
- Para ver a lista de ocupantes, selecione o nome da empresa residente no empreendimento no campo empresas, localizado no lado superior direito da janela.
- Após aplicar o filtro, observe que os dados exibidos representarão somente o controle de vagas da empresa selecionada.
- Na lateral direita, será exibido o comando "ver detalhes da ocupação", que permitirá expandir a lista de ocupantes.
Com essa visão, o operador poderá acompanhar a ocupação das empresas, bem como apoiar motoristas que estiverem aguardando a entrada.
Ao motorista será exibida uma tela informando que o pátio da empresa está lotado e que deverá aguardar a disponibilidade de vaga. Na parte inferior da tela de check-in, o sistema informará qual é a posição do condutor na fila de espera. Assim que uma vaga for liberada, o QR Code será emitido imediatamente.
Caso o motorista aguardando vaga, feche a tela do check-in ou saia do totem de autoatendimento, a operação do galpão poderá apoia-lo quando chegar sua vez. Ao liberar a vaga, seu nome será atribuído a ele nessa tela do portal Logístico. O motorista terá 2 horas para gerar o QR Code e ocupar sua vaga, após a liberação.
*Em todas as imagens deste material foram utilizados nomes de pessoas e placas de veículos fictícios.