Este playbook tem como objetivo apoiar as ações do integrador durante a implantação do KeyAccess Cloud em prédios comerciais e galpões logísticos. É fundamental seguir o cronograma e as orientações do documento.
- Sugerimos iniciar as ações de Onboarding 30 dias antes do encerramento da obra
- As ações estão separadas em KeyAccess Cloud e KeyAccess Local, mas podem ser conduzidas de forma paralela (importante lembrar que não é possível agendar sincronismo do servidor sem ter o ambiente cloud liberado, portanto solicite primeiro a abertura do cloud ou faça junto as duas solicitações)
- Atente-se a ações com prazo de entrega pelo time KeyAccess
FINALIZAÇÃO DA VENDA
| SOLICITAÇÃO DE APROVAÇÃO | Integrador solicita ao cliente o envio da aprovação da proposta com dados para emissão do contrato [ANEXO 1] |
| LIBERAÇÃO DE APROVAÇÃO | Cliente envia a aprovação com dados para emissão do contrato |
| FORMALIZAÇÃO DA VENDA | Comercial KeyAccess formaliza a venda e apresenta o time de CS ao cliente (para iniciar um contato entre CS e cliente). Importante copiar o integrador nessa etapa, assim todos ficam conectados E COMPARTILHAR O LINK DO PLAYBOOK neste e-mail |
| CRONOGRAMA DE OBRA | Integrador elabora o cronograma da obra de adequação física [ANEXO 2] |
ONBOARDING - AÇÕES PARA IMPLANTAÇÃO DO KEYACCESS CLOUD
| AGENDAMENTO DO KICK-OFF COM CS | Integrador agenda um Kick-off entre a Administração e equipe de CS do KeyAccess para apresentação do Playbook e da solução KeyAccess e esclarecimento de dúvidas sobre a nova operação (enviar um e-mail ao SAC para agendar) |
| KICK-OFF COM CS | Equipe de CS do KeyAccess + Integrador fazem kick-off com Administração do prédio |
| COMUNICADO SOBRE MUDANÇA | Administração do empreendimento envia um comunicado aos responsáveis pelas empresas do condomínio com informações do novo sistema e solicita os dados dos usuários que possuirão perfil RH [ANEXO 3] |
| PREPARAÇÃO PARA ABERTURA DO CLOUD | Integrador envia para Administração do empreendimento os formulários de dados para abertura do ambiente cloud e dados dos perfis RH para preenchimento [ANEXO 4] [ANEXO 5] |
| SOLICITAÇÃO DE ABERTURA DO CLOUD | Integrador recebe o formulário de abertura do cloud preenchido da Administração (Anexo 4), confere e envia ao SAC. O prazo para abertura do cloud é de até 7 dias úteis |
| LIBERAÇÃO DO CLOUD | Equipe KeyAccess avisa o integrador quando o ambiente estiver disponível. ATENÇÃO: O faturamento do recorrente do condomínio iniciará 30 dias após abertura do cloud, conforme acordado em proposta comercial |
| SOLICITAÇÃO DE CADASTRO DOS PERFIS RH | Integrador recebe da Administração os dados dos perfis RH (Anexo 5), confere e envia ao SAC |
| AGENDAMENTO DO TREINAMENTO EMPRESAS | Integrador solicita ao SAC o agendamento do treinamento online (Live) para as empresas |
| ENVIO DO CONVITE DO TREINAMENTO | Administração do empreendimento envia um invite da Live agendada aos responsáveis pelas empresas do condomínio, com link de acesso |
| TREINAMENTO COM CS E EMPRESAS | Equipe KeyAccess + Integrador + Administração do empreendimento participam da Live com as empresas |
| COMUNICADO SOBRE PRAZO PARA CADASTROS | Administração do empreendimento envia um comunicado aos responsáveis pelas empresas do condomínio após a Live, com data limite para os perfis RH cadastrarem seus colaboradores e data da virada do sistema |
| MATRÍCULA DOS CURSOS EAD | Integrador solicita ao SAC a matrícula no curso EAD de Concierge para toda a equipe de recepção e portaria do condomínio e a matrícula do gerente/supervisor para o curso de Gestores (envio do nome completo e e-mail dos participantes) |
| REALIZAÇÃO E CONCLUSÃO DOS CURSOS EAD | Gerente e toda equipe da recepção, portaria e segurança realizam o curso EAD |
Caso o empreendimento tenha contratado o KeyAccess Check no projeto, considerar as duas ações seguintes:
| ENTREGA DOS CELULARES AOS OPERADORES | Administração entrega os celulares aos operadores responsáveis pelas liberações e solicita ao SAC a liberação dos logins ao KeyAccess Check |
| LOGINS DO KA CHECK | Equipe KeyAccess libera os logins do KeyAccess Check e avisa a Administração |
ONBOARDING - AÇÕES PARA IMPLANTAÇÃO DO KEYACCESS LOCAL
SOLICITAÇÃO DE LICENÇA E AGENDAMENTO DE AÇÃO CONJUNTA PRAZO PARA ENVIO DA LICENÇA - 8 DIAS ÚTEIS | Integrador preenche e envia o formulário de solicitação de licença do servidor ao SAC. No formulário deve constar sugestão de data e hora para configuração dos totens de autoatendimento e sincronização do servidor com a plataforma, com no mínimo oito dias de antecedência [ANEXO 6] IMPORTANTE: Para a ação de sincronismo é necessário já ter o cloud aberto ao condomínio. Portanto só agendaremos esta etapa após a efetivação da abertura do cloud (Ver anexo 4). |
| LIBERAÇÃO DE LICENÇA | Equipe KeyAccess libera a licença ao integrador. O prazo para liberação da licença é de até 8 dias úteis |
| PREPARAÇÃO DO SERVIDOR E TOTENS | Integrador configura o servidor (provisório ou definitivo) e prepara o pendrive para configuração do totem de autoatendimento (todos os equipamentos devem estar conectados à internet) [ANEXO 7] |
| CADASTRO E CONFIGURAÇÃO DAS CONTROLADORAS | Integrador configura as controladoras. Anexo um artigo de apoio sobre parâmetros da controladora [ARTIGO TÉCNICO] |
| AÇÃO CONJUNTA KA E INTEGRADOR | Na data agendada, o integrador aciona diretamente o técnico da equipe KeyAccess, que acessará remotamente o servidor local para estabelecer o sincronismo com o KeyAccess Cloud e configurar os totens de autoatendimento |
| CHECK-LIST PRÉ VIRADA | ATENÇÃO NESTA ETAPA: Integrador agenda com a equipe KeyAccess (via SAC) um call para revisão em todas as configurações do servidor KeyAccess (grupos de acesso, períodos, áreas, bloqueios, contator, ...) e faz o check list pré-virada. [CHECK-LIST PRÉ VIRADA PRÉDIOS] [CHECK-LIST PRÉ VIRADA GALPÕES] |
| TREINAMENTO INTEGRADOR E ADM | Integrador treina o responsável do condomínio para acesso ao servidor e operação local do KeyAccess |
GO LIVE
| ÚLTIMA CHECAGEM | Integrador checa todos os itens antes da virada |
| GO LIVE | Go Live com operação assistida |
| MIGRAÇÃO (SE NECESSÁRIO) | Integrador faz a migração de dados do servidor provisório para o servidor definitivo [ANEXO 8] |