Compartilhe um dos modelos de comunicado abaixo (para prédio ou galpão) com a Administração do empreendimento, para que seja gerado o Comunicado Oficial aos locatários.
Modelo de comunicação - Prédio com as empresas - Início implantação
Migração do sistema de controle de acesso
Em setembro de 2020 entrou em vigor a LGPD, Lei Geral de Proteção de Dados, que tem por objetivo estabelecer regras claras sobre coleta, armazenamento, tratamento e compartilhamento de dados pessoais, impondo um padrão mais elevado de proteção e penalidades significativas para o não cumprimento da norma. Com isso, todas as empresas estão sendo obrigadas a rever seus processos internos e adequar seus sistemas para atender a nova lei.
Da parte do condomínio estamos dando início à essas adaptações, através da contratação do sistema de controle de acesso KeyAccess e da modificação da coleta dos dados. Com o novo sistema nos adequamos a mudança de legislação, trazemos mais tecnologia, segurança e agilidade no acesso de colaboradores e visitantes no prédio.
Além de tornar os processos digitais e estar completamente de acordo com a nova Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), o sistema segue as recomendações da OMS (Organização Mundial de Saúde) para que não haja necessidade de toques em superfícies, contribuindo para a prevenção do contágio pelo novo coronavírus.
Para conhecer uma visão geral de todos os recursos do novo sistema, clique aqui e confira o vídeo explicativo.
A próxima fase dessa migração de sistema disponibiliza o módulo Colaboradores Online, que permitirá às empresas total autonomia para gerenciar o cadastro de colaboradores, direto na plataforma. Desta forma eliminamos o processo de envio de e-mail com dados pessoais de colaboradores para a Administração do prédio, prática que não está adequada à LGPD.
Para que o acesso das empresas seja liberado nessa funcionalidade, é necessário que nos informem o responsável pela gestão dos colaboradores nas respectivas empresas, para fazermos a liberação do “perfil RH”.
- Nome completo do responsável (sem abreviação) + E-mail
Assim que o cadastro for liberado, o responsável receberá um e-mail de convite para baixar o aplicativo KeyAccess Pass e validar o seu cadastro. Feito isso, ele receberá uma senha provisória para iniciar a navegação na plataforma https://colaboradores.online/ e seguir com o cadastro dos colaboradores. Dentro da plataforma o usuário terá disponível alguns vídeos que explicam de maneira simples e prática como cadastrar os colaboradores, na tela Tutoriais.
O papel dos colaboradores neste processo é baixar o aplicativo KeyAccess Pass assim que receberem o e-mail de convite (enviado pelo sistema após o cadastro na plataforma pelo RH), e seguirem as orientações.
Para os visitantes o acesso passa a ser por webcheck-in, feito pelo próprio convidado, a partir do link de um evento criado pelo anfitrião da empresa. A criação do evento poderá ser feita pelo portal Visitantes Online ou pelo app, que inclusive notifica o anfitrião sobre seus convidados.
A equipe do KeyAccess promoverá uma Live para apresentar o sistema e tirar todas as dúvidas que tiverem. Em breve enviaremos um invite a todos os responsáveis nomeados para que participem, se puderem.
Se precisarem de apoio nesta etapa, nós da Administração e a equipe de Customer Success do KeyAccess estamos à disposição.
Contem conosco!
Administração
Modelo de comunicação - Galpão com as empresas - Início implantação
Migração do sistema de controle de acesso
Nosso condomínio está passando por uma verdadeira transformação digital! O controle de acesso sofreu um completo retrofit com o objetivo de trazer mais tecnologia, segurança e agilidade aos usuários e agora conta com o sistema Key Access para a entrada de colaboradores, visitantes e motoristas no galpão.
Além de tornar os processos digitais e estar completamente de acordo com a nova Lei Geral de Proteção de Dados, o sistema segue as recomendações da OMS (Organização Mundial de Saúde) para que não haja necessidade de toques em superfícies, contribuindo para a prevenção do contágio pelo novo coronavírus.
Para conhecer uma visão geral do novo sistema, clique aqui e assista o vídeo de apresentação.
A próxima fase dessa migração de sistema disponibiliza o módulo Colaboradores Online, que permitirá às empresas total autonomia para gerenciar o cadastro de colaboradores, direto na plataforma. Desta forma eliminamos o processo de envio de e-mail com dados pessoais de colaboradores para a Administração do empreendimento, prática que não está adequada à LGPD.
Para que o acesso das empresas seja liberado nessa funcionalidade, é necessário que nos informem o responsável pela gestão dos colaboradores nas respectivas empresas, para fazermos a liberação do “perfil RH”.
- Nome completo do responsável (SEM ABREVIAÇÃO) + E-mail
Assim que o cadastro for liberado, o responsável receberá um e-mail de convite para baixar o aplicativo KeyAccess Pass e validar o seu cadastro. Feito isso, ele receberá uma senha provisória para iniciar a navegação na plataforma https://colaboradores.online/ e seguir com o cadastro dos colaboradores. Dentro da plataforma o usuário terá disponível alguns vídeos que explicam de maneira simples e prática como cadastrar os colaboradores, na tela Tutoriais.
O papel dos colaboradores neste processo é baixar o aplicativo KeyAccess Pass assim que receberem o e-mail de convite (enviado pelo sistema após o cadastro na plataforma pelo RH), e seguirem as orientações.
A equipe do KeyAccess promoverá uma Live para apresentar o sistema e tirar todas as dúvidas que tiverem. Em breve enviaremos um invite a todos os responsáveis nomeados para que participem, se puderem.
Se precisarem de apoio nesta etapa, nós da Administração e a equipe de Customer Success do KeyAccess estamos à disposição.
Contem conosco!
Administração